Как законно предоставить жилье иногороднему сотруднику

Когда предоставление жилья не требует отдельного договора

Если сотрудник приезжает в другой населенный пункт в рамках служебной командировки, отдельный договор найма жилья между работодателем и работником обычно не требуется.

Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, командировкой считается поездка работника по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне постоянного места работы. В этом случае предоставление квартиры может быть оформлено непосредственно приказом о командировании.

При фактическом предоставлении жилого помещения расходы по найму жилья сотруднику не возмещаются отдельно.

Важно учитывать

Решающим фактором является статус поездки:

• если сотрудник работает в структурном подразделении по месту своего проживания — поездка в офис работодателя считается командировкой;
• если у работника установлен режим комбинированной дистанционной работы — такая поездка командировкой не признается.

От этого зависит:

• необходимость заключения договора;
• порядок предоставления жилья;
• налогообложение дохода сотрудника;
• начисление страховых взносов.

Как оформить жилье сотруднику при дистанционной работе

Если работник приезжает в офис периодически в рамках комбинированной дистанционной работы, работодатель не обязан предоставлять ему жилье. Однако компания вправе сделать это добровольно.

В такой ситуации используются два варианта оформления:

1. Договор найма жилого помещения

Наиболее безопасный и распространенный вариант для бизнеса.

Подходит для:

• долгосрочного проживания;
• регулярных приездов сотрудника;
• минимизации претензий со стороны проверяющих органов.

2. Договор безвозмездного пользования

Такой формат вызывает споры среди юристов и проверяющих органов, однако применяется на практике.

Сторонники допустимости договора ссылаются на:

• нормы Гражданского кодекса;
• право собственника передавать имущество в безвозмездное пользование;
• право работодателя устанавливать дополнительные гарантии для работников.

Когда договор безвозмездного пользования использовать нельзя

Ограничения касаются:

• руководителей организации;
• учредителей;
• участников компании;
• членов органов управления и контроля.

Для таких лиц безвозмездная передача жилья может нарушать нормы законодательства.

Какие налоги возникают при предоставлении жилья сотруднику

Если квартира предоставляется работнику бесплатно, у него возникает доход в натуральной форме.

Работодатель обязан:

• исчислить подоходный налог;
• удержать налог из доходов работника;
• перечислить его в бюджет как налоговый агент.

Налоговая база определяется исходя из рыночной стоимости аренды аналогичного жилья.

Нужно ли начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Да. Бесплатное предоставление жилья сотруднику признается объектом для начисления обязательных страховых взносов.

Начисляются:

• взносы в ФСЗН;
• взносы в Белгосстрах.

Поскольку такой доход не входит в перечень исключений, освобождение от страховых начислений не применяется.