Как провести кадровый аудит и избежать штрафов в 2026 году

Аудит кадрового делопроизводства — это комплексная проверка кадровых документов организации на предмет:

• наличия обязательных кадровых документов;
• соответствия документов требованиям трудового законодательства;
• правильности оформления кадровых процедур;
• актуальности локальных правовых актов;
• выявления потенциальных рисков и нарушений.

Основными задачами кадрового аудита являются проверка полноты кадрового документооборота и анализ его соответствия действующим нормам законодательства.

Какие документы необходимо проверять в первую очередь?

Комплексный кадровый аудит обычно включает проверку:

• правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• трудовых договоров и контрактов;
• штатного расписания;
• приказов и распоряжений по личному составу;
• трудовых книжек работников;
• локальных нормативных актов организации;
• документов по оплате труда и премированию.

 

Аудит правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

ПВТР являются одним из базовых локальных актов организации. При проведении аудита необходимо проверить:

Общие положения

• соответствие типовым ПВТР;
• участие профсоюза в разработке документа (при наличии);
• порядок ознакомления работников.

Порядок приема и увольнения работников

Следует проверить:

• перечень документов при приеме на работу;
• порядок заключения трудового договора;
• оформление изменений условий труда;
• процедуру увольнения работника.

Рабочее время и время отдыха

Особое внимание необходимо уделить:

• режимам рабочего времени;
• графикам сменности;
• суммированному учету рабочего времени;
• порядку предоставления отпусков.

Практика показывает, что именно разделы, связанные с рабочим временем, чаще всего содержат нарушения. Например, если в организации используются разные режимы работы для различных категорий сотрудников, все они должны быть отражены в ПВТР.

Аудит трудовых договоров: пошаговый алгоритм

Проверка трудовых договоров позволяет:

• выявить нарушения до проверки инспекции труда;
• снизить риск трудовых споров;
• привести кадровые документы в соответствие с законодательством.

Этапы аудита трудовых договоров

Шаг 1. Выборка договоров для проверки

Рекомендуется анализировать не менее 40–50 % действующих трудовых договоров, уделяя особое внимание как давно работающим сотрудникам, так и недавно принятым работникам.

Шаг 2. Сверка с личными делами работников

Проверяется актуальность персональных данных, должностей, структурных подразделений и иных сведений.

Шаг 3. Анализ обязательных условий договора

Проверяются:

• дата и место заключения договора;
• должность работника;
• структурное подразделение;
• условия труда;
• дата начала работы;
• режим труда и отдыха;
• размер оплаты труда;
• срок действия договора (если он срочный).

Наиболее распространенные ошибки

Среди наиболее частых нарушений:

• отсутствие обязательных реквизитов;
• несоответствие данных кадровым документам;
• неправильное указание должностей;
• ошибки в условиях оплаты труда;
• отсутствие подписей сторон;
• нарушение порядка оформления срочных трудовых договоров.

Аудит штатного расписания

Штатное расписание является локальным правовым актом организации и регулярно запрашивается при проверках соблюдения трудового законодательства.

Что необходимо проверить?

✔ наличие обязательных реквизитов;

✔ соответствие наименования организации учредительным документам;

✔ полномочия лица, утвердившего документ;

✔ структуру организации и подразделений;

✔ правильность наименования должностей;

✔ соответствие штатных единиц фактическому составу работников;

✔ корректность тарифных ставок и окладов;

✔ своевременное внесение изменений.

Аудит приказов по личному составу

Приказы о приеме, переводе, увольнении и предоставлении отпусков относятся к наиболее проверяемым кадровым документам.

Проверке подлежат:

• наличие обязательных приказов;
• правильность оформления;
• регистрация документов;
• ознакомление работников под подпись;
• сроки хранения;
• связь приказов с трудовыми договорами и заявлениями работников.

Что чаще всего выявляют проверяющие?

• отсутствие приказов;
• отсутствие подписей работников;
• оформление документов задним числом;
• нарушение сроков оформления кадровых решений;
• несоответствие документов фактическим условиям труда.

Аудит трудовых книжек работников

Трудовые книжки подтверждают трудовой стаж работника и требуют особенно тщательного контроля.

Проверка включает:

1. Наличие трудовых книжек

Необходимо убедиться, что трудовые книжки имеются у всех работников, для которых их ведение обязательно.

2. Хранение и учет

Проверяется соблюдение требований к хранению, ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.

3. Заполнение титульного листа

Типичные ошибки:

• неверное написание ФИО;
• отсутствие подписи ответственного лица;
• ошибки в дате рождения;
• отсутствие даты заполнения документа.

4. Анализ записей

Сверяются сведения о приеме, переводах и увольнении с приказами и трудовыми договорами.

Чек-лист кадрового аудита организации

Перед проверкой контролирующих органов рекомендуется убедиться в наличии:

✓ актуальных ПВТР;

✓ правильно оформленных трудовых договоров;

✓ действующего штатного расписания;

✓ полного комплекта кадровых приказов;

✓ правильно заполненных трудовых книжек;

✓ локальных актов по оплате труда;

✓ документов по охране труда и персональным данным.