Аудит кадрового делопроизводства — это комплексная проверка кадровых документов организации на предмет:
-
наличия обязательных кадровых документов;
-
соответствия документов требованиям трудового законодательства;
-
правильности оформления кадровых процедур;
-
актуальности локальных правовых актов;
-
выявления потенциальных рисков и нарушений.
Основными задачами кадрового аудита являются проверка полноты кадрового документооборота и анализ его соответствия действующим нормам законодательства.
Какие документы необходимо проверять в первую очередь?
Комплексный кадровый аудит обычно включает проверку:
-
правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
-
трудовых договоров и контрактов;
-
штатного расписания;
-
приказов и распоряжений по личному составу;
-
трудовых книжек работников;
-
локальных нормативных актов организации;
-
документов по оплате труда и премированию.
Аудит правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
ПВТР являются одним из базовых локальных актов организации. При проведении аудита необходимо проверить:
Общие положения
-
соответствие типовым ПВТР;
-
участие профсоюза в разработке документа (при наличии);
-
порядок ознакомления работников.
Порядок приема и увольнения работников
Следует проверить:
-
перечень документов при приеме на работу;
-
порядок заключения трудового договора;
-
оформление изменений условий труда;
-
процедуру увольнения работника.
Рабочее время и время отдыха
Особое внимание необходимо уделить:
-
режимам рабочего времени;
-
графикам сменности;
-
суммированному учету рабочего времени;
-
порядку предоставления отпусков.
Практика показывает, что именно разделы, связанные с рабочим временем, чаще всего содержат нарушения. Например, если в организации используются разные режимы работы для различных категорий сотрудников, все они должны быть отражены в ПВТР.
Аудит трудовых договоров: пошаговый алгоритм
Проверка трудовых договоров позволяет:
-
выявить нарушения до проверки инспекции труда;
-
снизить риск трудовых споров;
-
привести кадровые документы в соответствие с законодательством.
Этапы аудита трудовых договоров
Шаг 1. Выборка договоров для проверки
Рекомендуется анализировать не менее 40–50 % действующих трудовых договоров, уделяя особое внимание как давно работающим сотрудникам, так и недавно принятым работникам.
Шаг 2. Сверка с личными делами работников
Проверяется актуальность персональных данных, должностей, структурных подразделений и иных сведений.
Шаг 3. Анализ обязательных условий договора
Проверяются:
-
дата и место заключения договора;
-
должность работника;
-
структурное подразделение;
-
условия труда;
-
дата начала работы;
-
режим труда и отдыха;
-
размер оплаты труда;
-
срок действия договора (если он срочный).
Наиболее распространенные ошибки
Среди наиболее частых нарушений:
-
отсутствие обязательных реквизитов;
-
несоответствие данных кадровым документам;
-
неправильное указание должностей;
-
ошибки в условиях оплаты труда;
-
отсутствие подписей сторон;
-
нарушение порядка оформления срочных трудовых договоров.
Аудит штатного расписания
Штатное расписание является локальным правовым актом организации и регулярно запрашивается при проверках соблюдения трудового законодательства.
Что необходимо проверить?
✔ наличие обязательных реквизитов;
✔ соответствие наименования организации учредительным документам;
✔ полномочия лица, утвердившего документ;
✔ структуру организации и подразделений;
✔ правильность наименования должностей;
✔ соответствие штатных единиц фактическому составу работников;
✔ корректность тарифных ставок и окладов;
✔ своевременное внесение изменений.
Аудит приказов по личному составу
Приказы о приеме, переводе, увольнении и предоставлении отпусков относятся к наиболее проверяемым кадровым документам.
Проверке подлежат:
-
наличие обязательных приказов;
-
правильность оформления;
-
регистрация документов;
-
ознакомление работников под подпись;
-
сроки хранения;
-
связь приказов с трудовыми договорами и заявлениями работников.
Что чаще всего выявляют проверяющие?
-
отсутствие приказов;
-
отсутствие подписей работников;
-
оформление документов задним числом;
-
нарушение сроков оформления кадровых решений;
-
несоответствие документов фактическим условиям труда.
Аудит трудовых книжек работников
Трудовые книжки подтверждают трудовой стаж работника и требуют особенно тщательного контроля.
Проверка включает:
1. Наличие трудовых книжек
Необходимо убедиться, что трудовые книжки имеются у всех работников, для которых их ведение обязательно.
2. Хранение и учет
Проверяется соблюдение требований к хранению, ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
3. Заполнение титульного листа
Типичные ошибки:
-
неверное написание ФИО;
-
отсутствие подписи ответственного лица;
-
ошибки в дате рождения;
-
отсутствие даты заполнения документа.
4. Анализ записей
Сверяются сведения о приеме, переводах и увольнении с приказами и трудовыми договорами.
Чек-лист кадрового аудита организации
Перед проверкой контролирующих органов рекомендуется убедиться в наличии:
✓ актуальных ПВТР;
✓ правильно оформленных трудовых договоров;
✓ действующего штатного расписания;
✓ полного комплекта кадровых приказов;
✓ правильно заполненных трудовых книжек;
✓ локальных актов по оплате труда;
✓ документов по охране труда и персональным данным.
