График трудовых отпусков — обязательный документ для каждой организации (ст. 168, 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Он утверждается не позднее 5 января приказом руководителя и позволяет нанимателю:
своевременно выплатить отпускные;
планировать замену сотрудников;
контролировать использование отпусков.
1. Учитывайте льготные категории работников.
Определённые категории сотрудников имеют право на отпуск в удобное время — например, несовершеннолетние, многодетные родители, инвалиды, доноры, ликвидаторы последствий аварии на ЧАЭС и др.
2. Совмещайте интересы работников и производства.
Дата отпуска определяется по договорённости сторон. График должен обеспечивать бесперебойную работу организации.
3. Используйте унифицированную форму УСОРД (ОКУД 0224130001).
В ней отражаются основные и дополнительные отпуска, а также перенесённые дни. Допускается разработка собственной формы.
4. Ознакомьте работников под подпись.
График доводится до сведения всех работников. Для этого можно добавить графу «Подпись и дата ознакомления».
5. Избегайте типичных ошибок.
Распространённые нарушения: отсутствие графика, несогласование дат с работником, нарушение сроков уведомления, неправильный расчёт длительности отпуска.
6. Отражайте переносы и продления.
Любые изменения должны фиксироваться в графике — с указанием заявлений работников и приказов нанимателя.
7. Оформляйте отзыв из отпуска документально.
Только по предложению нанимателя и с письменного согласия работника. Некоторых сотрудников (например, несовершеннолетних) отзывать нельзя.
8. Указывайте разделение отпуска на части.
Одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
9. Вносите изменения при переносе отпуска.
Основания — заявление работника и приказ нанимателя.
10. Добавьте графу «С изменениями ознакомлен».
Это подтверждает, что работник знает об актуальных корректировках.
11. Для новых сотрудников создайте дополнительный график.
Можно оформить отдельный документ или предоставлять отпуск по заявлению.
По материалам Александра ШЕВЦОВА, юриста
