08 Дек Предновогодние заботы кадровиков
Инна КОЗИЧ
Начальник отдела кадров
- Обязательные работы
1.1. Составляем и утверждаем график трудовых отпусков на следующий год
Согласно части первой ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
- ВАЖНО! График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).
Целесообразно начать работу над графиком трудовых отпусков еще в ноябре – начале декабря, чтобы учесть мнения работников и нанимателя, соблюсти договоренности по дате начала отпуска, учесть при этом пожелания работников, которым наниматель обязан предоставить отпуск по желанию работника или в определенный период согласно ст. 168 ТК.
Можно раздать бланки графика трудовых отпусков по структурным подразделениям, при этом составив памятку по составлению графика с перечнем лиц, которые предусмотрены ст. 168 ТК, и установить срок сдачи графиков в отдел кадров, например, не позднее 20 декабря. Кроме того, пожелания работников относительно даты начала трудового отпуска, разделения его на части или переноса могут быть оформлены письменно в виде заявлений, анкет, опросных листов и т.п. Действуя таким образом, специалист по кадрам получит возможность проверить правильность заполнения графика трудовых отпусков, его корректировки при необходимости и подготовки сводного графика отпусков, согласования с профсоюзом (при необходимости).
К концу года график трудовых отпусков будет готов, и можно будет представить его нанимателю для утверждения в установленный законодательством срок.
1.2. Составляем и утверждаем номенклатуру дел на следующий год
Номенклатура дел должна составляться в каждой организации.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), п. 2 1. Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (далее – Методические рекомендации).
В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
Таким образом, сводную номенклатуру дел на 2024 год необходимо составить и утвердить до 31.12.2023.
Согласно п. 167 Инструкции по делопроизводству по окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
Таким образом, чтобы в следующем календарном году кадровые документы, издаваемые в организации, велись и подшивались в соответствии с делопроизводством, следует проанализировать документооборот отдела кадров и внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив из нее ненужные разделы.
Даже если изменений не было, номенклатуру дел на 2024 год следует утвердить.
1.3. Передаем личные дела уволенных работников в архив
До конца 2023 года в архив организации на хранение должны быть переданы личные дела уволенных в 2020 году.
В соответствии с п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция о порядке ведения личных дел), личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников. Что касается сроков сдачи в архив, то в соответствии с частью третьей 3 п. 97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (далее – Правила работы архивов), утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (в ред. от 31.08.2022), дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Таким образом, если работник уволился в 2020 году, его личное дело должно быть передано в архив организации не ранее 01.01.2022 и не позднее 31.12.2023.
1.4. Готовимся к сдаче кадровой статистической отчетности
Основные статистические отчеты, которые необходимо сдать в начале 2024 года
- Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров (1-т (кадры), утвержденный постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 18.06.2021 № 36 (в ред. от 30.06.2023).
- Отчет об использовании календарного фонда времени (1-т (фонд времени) и Указания по его заполнению, утвержденные постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 13.06.2016 № 65 (в ред. от 30.06.2023).
- Отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве (1-т (травматизм) и Указания по его заполнению, утвержденные постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 13.06.2016 № 64 (в ред. от 30.06.2023).
В случае если в организации существуют локальные годовые отчеты или отчеты вышестоящих организаций, следует контролировать сроки их сдачи.
1.5. Работаем со штатным расписанием
Штатное расписание – ЛПА, составлять который наниматель обязан в соответствии со ст. 1, 19, 194 ТК.
Поскольку на законодательном уровне отсутствуют сроки и периодичность утверждения штатного расписания, наниматель определяет их сам.
Представляется целесообразным в конце года при необходимости пересмотреть штатное расписание, в случае наличия вакансий подать сведения в органы по труду, занятости и соцзащите или исключить штатную единицу из штатного расписания.
- СПРАВОЧНО
Свободное рабочее место (вакансия) – предусмотренная штатным расписанием должность (профессия), которая не замещена работником, состоящим в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора по данной должности (профессии) (ст. 1 Закона от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь»).
- Рекомендуемые работы
2.1. Проводим кадровый аудит.
2.2. Проверяем наличие производственного календаря, если организация утверждает его в соответствии со своими потребностями.
2.3. Издаем приказ о переносе рабочих дней в 2024 году.
2.4. Составляем план работы кадровой службы на 2024 год.