Организации получили право заверять копии большинства документов самостоятельно — без участия нотариуса, если это не противоречит закону. Теперь кадровый специалист, действующий по доверенности от руководителя, может официально удостоверять копии, что упрощает документооборот и снижает нагрузку на руководство.
Как оформить передачу полномочий
Полномочия специалиста по кадрам на заверение копий оформляются доверенностью, подписанной руководителем организации.
Согласно ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь, доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представления интересов организации перед третьими лицами. Руководитель может действовать без доверенности, но для передачи этих прав сотруднику требуется письменное оформление.
Что может заверять кадровик
Специалист по кадрам вправе заверять копии любых документов, кроме тех, для которых законом установлены ограничения.
Заверение выполняется по правилам, утверждённым Инструкцией по делопроизводству (п. 59, постановление Минюста № 4 от 19.01.2009). Отметка о заверении содержит:
слово «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
подпись, расшифровку подписи и дату.
Пример:
Верно.
Главный бухгалтер
И.И. Иванова
01.10.2025
Когда заверение запрещено
Запрещено удостоверять копии:
документов, требующих нотариального заверения;
паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и иных документов, удостоверяющих личность;
бумаг с подчистками, приписками или неоговорёнными исправлениями.
Итог
Организация вправе заверять копии любых документов, кроме прямо запрещённых законом. Специалист по кадрам может действовать от имени организации при наличии доверенности, выданной и подписанной руководителем.
