08 Сен Подготовка к самостоятельному аудиту кадровой документации

Ведение кадрового делопроизводства напрямую влияет на законность работы компании и её готовность к проверкам. Ошибки или отсутствие части документов могут привести к штрафам и другим рискам. Поэтому всё больше организаций проводят самостоятельный аудит кадровой документации, чтобы выявить слабые места и устранить их заранее.

Почему это важно

Кадровый аудит позволяет навести порядок в документах, проверить соответствие требованиям законодательства и вовремя подготовиться к контролю со стороны государственных органов. Это не только снижает юридические риски, но и повышает уровень управляемости компании.

Этапы подготовки

1. Изучение нормативной базы
   Для проверки необходимо опираться на Трудовой кодекс, инструкции по ведению кадровых документов, правила работы с персональными данными, трудовыми книжками и личными делами сотрудников.

2. Проверка обязательных документов
   К ключевым документам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, контракты, личные дела, табели учёта рабочего времени, приказы по основным кадровым вопросам. Их отсутствие может стать серьёзным нарушением.

3. Документы при особых обстоятельствах
   Некоторые документы оформляются не всегда, а только при определённых условиях: коллективный договор, положение об оплате труда, документы по аттестации, режим коммерческой тайны, графики сменности и договоры о материальной

Самостоятельный кадровый аудит помогает увидеть полную картину, определить, каких документов не хватает, и привести кадровую работу в соответствие с законом. Для компании это шаг к снижению рисков и укреплению репутации перед партнёрами и контролирующими органами.

Александр ШЕВЦОВ

Юрист