19 Янв Как не сгореть на работе: почему стандартные списки задач не работают

Екатерина Борисюк
руководитель направления по консалтингу и автоматизации бизнес-процессов

Почему стремление делать все одновременно мешает делать хоть что-то хорошо? В корпоративной культуре многозадачность часто воспринимается как признак эффективности, гибкости и высокого интеллекта. Но исследования говорят об обратном: постоянные переключения между задачами снижают продуктивность, качество внимания и ведут к эмоциональному истощению. Эта статья разбирает ключевые мифы о многозадачности и предлагает взглянуть на приоритеты по-новому.

В современной динамичной жизни список дел непрерывно растет, а времени на выполнение становится все меньше. Руководители и менеджеры среднего звена сталкиваются с этим ежедневно: домой попадаешь поздно, заканчиваешь дела в постели с ноутбуком, а утром чувствуешь себя еще более загруженным. Как сделать так, чтобы успевать все без нервов и лишней бессонницы?

Да, есть стандартные техники, такие как метод Pomodoro или принцип «поедания лягушки». О них много написано и мы не будем их рассматривать. Вместо этого рассмотрим более практичные и доступные инструменты, которые помогут руководителям сосредоточиться на главных задачах, оставаясь продуктивными.

Почему стандартные списки задач не работают

Многие из нас начинают день с простого инструмента: составить список задач, а затем приступить к их выполнению. Звучит знакомо, но есть одно «но»: этот подход абсолютно не учитывает, как устроена наша память.

Уже через несколько часов о своих планах можно забыть, кривая забывания Германа Эббингауза подсказывает: мы забываем около 65% информации уже через сутки. А после выходных и вовсе потерять нить того, что было важным. И каждый раз, пытаясь восстановить в памяти все, что было и что нужно выполнить, стрессуете.

Правильный и методичный подход – привычка фиксировать задачи вечером. Завершив рабочий день, уделите пять минут для анализа: что выполнено, что осталось и какие приоритеты на завтра.

В пятницу, закрывая рабочую неделю, спланируйте список задач не только на понедельник, но и на всю грядущую неделю.

Для фиксирования подходят любые трекеры задач: Битрикс, Jira и другие. Подход проверен и уже через две-три недели приносит первые результаты.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра и эмоциональный аспект

Совет приоритизировать задачи по матрице Эйзенхауэра звучит банально, но это по-прежнему мощный инструмент для систематизации дел.

Срочное и важное: задачи с «огненным» дедлайном. Делать немедленно.

Не срочное, но важное: задачи для долгосрочных перспектив.

Срочное и не важное: рутинные процессы, которые лучше делегировать.

Не срочное и не важное: задачи, от которых стоит отказаться.

Однако важно учитывать не только приоритеты важности и срочности, но и эмоциональную составляющую задач.

Подумайте, зачем, и отключайте страх

Каждый сталкивался с большой задачей, которая буквально парализует желание приступать к ней. Не надо жалеть себя перед выполнением очень большой задачи: на жалость к себе банально уходит слишком много времени.

Вместо этого подумайте о смысле и пользе задачи, ее конечной цели. Тайм-менеджмент не имеет смысла, если вы не знаете, зачем делаете то или иное.

Простой инструмент: задавайте себе вопросы перед планированием.

Чек-лист эффективного управления временем

• Фиксируйте задачи каждый вечер
• Используйте приоритизацию
• Оценивайте свои ресурсы и энергию
• Делегируйте все рутинное
• Подумайте, зачем вы это делаете
• Смотрите вперед

Многозадачность: мифы и реальность

Многозадачность зачастую воспринимается как суперспособность. Но правда в том, что эффективная многозадачность – это устойчивый миф.

Наш мозг просто не способен сосредотачиваться одновременно на двух осмысленных процессах.

Научные исследования однозначно говорят: многозадачность вредна для продуктивности.

Альтернатива многозадачности: глубокая работа

Противоположность многозадачности – метод «глубокой работы», который основан на максимальной концентрации и исключении отвлекающих факторов.

Системное управление временем – это не только профессиональная привычка, но и путь к личной эффективности.