29 Июн Введение коллективной материальной ответственности

На предприятии имеются структурные подразделения, в которых осуществляются приемка, хранение, отпуск материальных ценностей. Разграничить материальную ответственность работников данных структурных подразделений невозможно.

Наниматель планирует вводить коллективную материальную ответственность. В связи с этим возникают вопросы организационного характера и механизм документооборота.

1. Какая из служб предприятия (кадры, юристы, бухгалтерия) должны определить состав бригады и подготовить приказ об установлении коллективной материальной ответственности?
2. В какой службе должны храниться данные договоры?
3. Нужно ли издавать приказ о формировании бригады в случае смены руководителя бригады, какая из служб должна его готовить?
4. Необходимо ли издавать приказ об установлении коллективной ответственности, если структурное подразделение, где она была установлена, переименовывается?

ОТВЕТЫ:

1. Приказ готовится в зависимости от должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями или положениями об отделах.
Как правило, это совместная работа юридической и кадровой служб.
Типовым положением о кадровой службе предприятия (организации), утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18.12.1997 № 118, такая обязанность не возлагается на кадровую службу организации.

Согласно должностным обязанностям (вып. 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159), юрисконсульт разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. В такой ситуации необходимо руководствоваться должностными инструкциями работников или соответствующими положениями об отделах.

2. Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Место хранения договоров о коллективной материальной ответственности в организации можно закрепить в ЛПА или приказе (распоряжении) нанимателя об установлении коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Согласно Примерному договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденному постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54 (далее – постановление № 54), договор о коллективной материальной ответственности составляется в двух экземплярах, первый из которых хранится у нанимателя, второй – у руководителя коллектива (бригадира).

Порядок оперативного хранения документов установлен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
В соответствии с п. 213 Инструкции № 4 с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

3. Нет, при смене руководителя бригады перезаключается договор.
При смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50% от его первоначального состава договор должен быть перезаключен (п. 8 Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденного постановлением № 54).

4. Такой необходимости нет.
Положением о коллективной (бригадной) материальной ответственности и Трудовым кодексом Республики Беларусь такое требование не установлено.