Вам больше не нужно пользоваться старой Инструкцией о порядке ведения личных дел!

Тамара МИХЕЙЧИК

Редактор

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 мая 2024 г. № 29 признано утратившим силу с 02.06.2024 постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».

С полным текстом НПА вы можете ознакомиться здесь: 

https://pravo.by/document/?guid=12551&p0=W22441631

Постановлением № 29 с даты официальной публикации – 02.06.2024:

1.Утверждена новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Инструкцией определен порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50% акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности (далее – государственная организация), иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.

2. Внесены существенные изменения в Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 121 «О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих»).

 

На что вам нужно обратить внимание?

  • Изменились категории работников, на которых ведутся личные дела

Было. Личные дела велись на руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Стало. Личные дела будут вестись на руководителей и специалистов государственных организаций. В иных случаях личные дела нужно вести по решению руководителя государственной организации, иной организации (далее – организация).

 

  • Новые требования к описи документов личного дела

Было. Форма описи была утверждена приложением к Инструкции о порядке ведения личных дел.

Стало. С 02.06.2024 вам нужно заполнять опись документов личного дела по форме  согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.

 

  • Новые возможности при заполнении личного листка по учету кадров

Ранее личный листок по учету кадров заполнялся поступающим на работу собственноручно.

С 02.06.2024 личный листок по учету кадров по форме согласно приложению 2 к новой Инструкции может заполняться не только вручную, но и с применением технических средств.

 

  • Новые документы в составе личного дела

С 02.06.2024 в обязательном порядке включайте в состав личного дела:

  • общие сведения о работнике по форме согласно приложению 1 к новой Инструкции;
  • заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
  • справку-объективку либо ее копию (при наличии);
  • копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в т.ч.копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
  • копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
  • характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
  • сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии); заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства);
  • письменное обязательство, предусмотренное ст. 16 Закона Республики Беларусь «О борьбе с коррупцией» (для соответствующей категории лиц).

 

  • Не нужно требовать от работников составления автобиографии

В новой Инструкции в перечне документов, включаемых в личное дело, отсутствует автобиография работника.

 

  • Новые возможности при регистрации личных дел

Личные дела регистрируются в журнале (книге) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к новой Инструкции.

С 02.06.2024 журнал может вестись или на бумажном, или на электронном носителе.

 

  • Работники смогут в вашем присутствии ознакамливаться со своим личным делом

Ранее личные дела могли быть выданы с разрешения руководителя организации во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. 

С 02.06.2024 работники вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел. Теперь это безоговорочное право работника, не требующее разрешения нанимателя.

Иным лицам личные дела выдаются в соответствии с законодательством. По мнению автора, это требование распространяется и на выдачу личных дел во временное пользование иным работникам организации.

 

  • Как быть, если работник, на которого вы вели личное дело, спустя некоторое время после увольнения вновь принят на работу в вашу организацию?

С 02.06.2024 установлено, что по решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке. В ином случае заводится новое личное дело.

 

  • Вопрос, который волнует всех кадровиков

Если руководитель организации примет решение продолжать вести личные дела, нужно ли приводить в соответствие с новой Инструкцией все уже имеющиеся личные дела работников?

Мнение № 1. Необходимо дождаться разъяснений Министерства юстиции – органа, принявшего новый НПА.

Мнение № 2. Нет, не нужно.

Аргумент в пользу мнения № 1: нормативный правовой акт не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу (ч. 1 ст. 66 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Мнение № 3. Да, нужно.

Аргументы в поддержку этого мнения:

  1. Старая Инструкция о порядке ведения личных дел утратила силу, вместо нее принята новая Инструкция – следовательно, у нанимателя будут храниться и использоваться дела, оформленные по ранее действовавшим требованиям, и далее придется включать в личное дело документы, соответствующие новым требованиям. Это повлечет за собой наличие дел, не соответствующих в полной мере требованиям новой Инструкции.
  2. В новой Инструкции и в постановлении, которым она утверждена, нет указаний, что их действие распространяется только на отношения, возникшие с 02.06.2024. 
  • Как поступить, если наниматель примет решение не вести личные дела работников?

Решение нанимателя нужно задокументировать. Издайте организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение).

Общество с ограниченной ответственностью

«Альфа» (ООО «Альфа)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

03.06.2024 № 3

г. Минск

 

О личных делах сотрудников

В связи со вступлением в силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» (далее – постановление № 29)

ОБЯЗЫВАЮ:

Специалиста по кадрам МАТВЕЕВУ Марину Михайловну:

1.1 с 03.06.2024 прекратить ведение личных дел при приеме на работу новых сотрудников ООО «Альфа»;

1.2 с 03.06.2024 вести личные дела сотрудников ООО «Альфа», работающих в организации на дату вступления в силу постановления № 29, до увольнения сотрудников;

1.3 привести в соответствие с законодательством личные дела сотрудников ООО «Альфа» при принятии Министерством юстиции Республики Беларусь разъяснений о порядке применения постановления № 29 в части необходимости приведения личных дел сотрудников в соответствие с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением № 29.

Директор Подпись С.И.Сидоров

С распоряжением ознакомлена Подпись М.М.Матвеева

03.06.2024