Пять вопросов о выдаче работнику документов о работе

23 Окт Пять вопросов о выдаче работнику документов о работе

Опубликовано в 10:00ч в Статьи

Татьяна РЕЙТАН,

ведущий специалист по кадрам

Вопрос № 1. Какие документы относятся к документам о работе?

Согласно ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в т.ч. уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством.

К другим документам, предусмотренным законодательством, относятся:

один экземпляр трудового договора (контракта), дополнительного соглашения (ст. 18 ТК);
трудовая книжка (вкладыш к трудовой книжке, дубликат трудовой книжки) по письменной просьбе работника сроком не более чем на 5 календарных дней (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (в ред. от 10.01.2020);
расчетный листок при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 80 ТК);
один экземпляр договора о полной материальной ответственности (по аналогии с трудовыми договорами, контрактами);
сведения, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет, для занесения в его индивидуальный лицевой счет, требовать от плательщика страховых взносов либо органов, осуществляющих персонифицированный учет, уточнения и (или) дополнения сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (в ред. от 10.12.2020);
документы, предусмотренные Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 (в ред. от 24.03.2021).

Вопрос № 2. Обязан ли наниматель выдавать работнику копии документов, которые уже утратили силу?

Законодательно не установлен запрет на выдачу подобных документов. Сотрудник вправе запросить копию документа, который утратил силу.

Например, работодатель издал приказ об увольнении работника, а потом его отменил, а работник попросил выдать копию этого приказа.

Вопрос № 3. Что делать, если сотрудник просит документы к конкретной дате – раньше или позже, чем в установленный срок?

Если работник попросит предоставить ему документы раньше, чем в пятидневный срок, и у вас есть время, то можете пойти навстречу. Если не успеваете – у вас есть пять дней. Сложнее, когда работник приносит заявление, в котором просит выдать копию трудовой книжки через полтора месяца. Отказать в приеме такого заявления и сказать работнику, чтобы приходил с заявлением спустя полтора месяца, вы не можете. Выдавайте ему требуемый документ в установленный законодательством срок.

Вопрос № 4. Бывший работник требует копии документов.

Обязан ли наниматель выдавать такие копии?

Наниматель обязан выдать справки и другие документы, которые связаны с работой, по письменному заявлению не только тем сотрудникам, которые работают в компании, но и уже уволенным работникам (ст. 51 ТК). Важно помнить, что неограниченно количество обращений за копиями документов; за одним и тем же документом работник вправе обращаться неограниченное количество раз.

Вопрос № 5. Работник требует выдать ему копии уставных документов юридического лица.

Обязан ли наниматель удовлетворить его просьбу?

В ст. 51 ТК перечислены документы, которые работник может запросить у нанимателя: документы о работе и иные документы, установленные законодательством. Но работник вправе запросить и другие документы. Основное, на что нужно обратить внимание, когда принимаете от работника заявление: документы, которые он запрашивает, должны быть связаны с работой.

Иногда работники требуют предоставить им копии ПВТР, положения об оплате труда и других локальных нормативных актов. Чаще всего такие документы необходимы работнику, когда он планирует защищать свои права в прокуратуре, инспекции по труду или суде. Эти документы связаны с его трудовой деятельностью.

Если в документе, который запросил работник, есть информация о персональных данных других работников, выдать его копию без их письменного согласия нельзя. Чтобы избежать необходимости получать согласие от всех работников, сделайте выписку из документа.