23 Ноя Ошибки при составлении графика трудовых отпусков и сложные вопросы при его составлении
Общие сведения
График трудовых отпусков является локальным правовым актом (п. 5 ч. 1 ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК), которым устанавливается очередность предоставляемых работникам трудовых отпусков (ст. 168 ТК, п. 28 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46).
График трудовых отпусков выполняет три функции: планирует трудовые отпуска, организует порядок их предоставления и отражает ситуацию задолженности по отпускам.
Исключение по применению графика трудовых отпусков установлено только в отношении дистанционных работников. Так, частью третьей ст. 307-4 ТК закреплено преимущество (приоритет) трудового договора при решении вопросов порядка предоставления отпусков (т.е. как трудовых, так и социальных) работнику, выполняющему дистанционную работу. Это не означает, что работник не может ими воспользоваться (т.е. сам себя ограничить в их продолжительности, времени предоставления (например, что трудовые отпуска ему положены не ежегодно) и т.п.), т.к. законодатель говорит только о порядке (фактически больше об очередности), а не об условиях предоставления отпусков. То есть стороны трудового договора более свободны в части определения очередности предоставления трудовых отпусков, т.к. работники, выполняющие дистанционную работу, не так тесно связаны с другими работниками, которые работают на территории нанимателя, и, соответственно, их отсутствие не столь заметно (значимо).
Ошибки, допускаемые при составлении графика отпусков
Ошибка 1
График трудовых отпусков не составляется (отсутствует у нанимателя).
Возможное ошибочные объяснение на практике: штат организации очень маленький (например, менее 10 человек), специфика деятельности организации позволяет работникам уходить в отпуск одновременно и т.п.
Правильно: составлять график трудовых отпусков в любом случае, т.к. никаких исключений ТК не предусмотрено.
Риски для нанимателя:
– лишение возможности заблаговременно оформить необходимые документы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно ст. 176 ТК (средний заработок за время трудового отпуска) отпускные должны быть выданы не менее чем за два дня до начала отпуска;
– лишение возможности найти замену уходящему в отпуск работнику (если это необходимо);
– лишение возможности регулировать последовательность и равномерность отдыха работников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать неиспользованные отпуска;
– возможен штраф департамента госинспекции труда.
Ошибка 2
График трудовых отпусков не утверждается в срок.
Примечание: речь идет именно об утверждении уже готового графика, а не о его разработке, которая должна начаться раньше.
Правильно: составлять график трудовых отпусков не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.
Риски: работники могут предъявить претензию как к самому нанимателю, так и обратиться в департамент государственной инспекции труда.
Ошибка 3
В график трудовых отпусков включены не все работники (например, совместители).
Правильно: в график отпусков включаются абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту), в т.ч. сотрудники, занятые на условиях совместительства.
Ошибка 4
В график трудовых отпусков включены лица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.
Правильно: данные лица не включаются в график, т.к. они не являются работниками и соответственно на них не распространяется трудовое законодательство (ст. 6 ТК).
Ошибка 5
При составлении графика трудовых отпусков не учитывается порядок исчисления рабочего года.
Работнику предоставляется трудовой отпуск за рабочий год, исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК). При этом рабочий год может сдвигаться в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 165 ТК). Например, на время, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, которые приходятся на отпуска без сохранения заработной платы (п. 3 ч. 1 ст. 164 ТК).
Одной из разновидностей данной ошибки является предоставление трудового отпуска раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется (из-за неверного исчисления рабочего года). Как правило, это имеет место при предоставлении трудового отпуска женщинам после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
Второй разновидностью рассматриваемой ошибки является исчисление рабочего года не с даты приема на работу, а с даты перевода работника на другую работу. Согласно ст. 163 ТК не предусмотрено изменение порядка исчисления начала рабочего года при постоянном переводе на другую работу. То есть несмотря на то что при переводе у работника может измениться продолжительность отпуска (в т.ч. могут возникнуть или наоборот исчезнуть право на другую продолжительность основного отпуска, дополнительные отпуска), на сам рабочий год данное обстоятельство не влияет.
Вопрос в тему
В связи с тем что в законодательстве нет прямого запрета, существует мнение, что трудовые отпуска можно предоставлять и за рабочий год, который еще не начался. Как доказать, что нельзя предоставлять отпуск за рабочие годы, которые еще не начались?
Работники имеют право на отпуска (п. 6 ст. 11, 149, 154 ТК). При этом согласно части второй ст. 153 ТК трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка. Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
Иными словами, у работника есть право на отпуск только за текущий рабочий год или за прошлые рабочие годы, если он их не использовал по каким-либо причинам.
Ошибка 6
При составлении графика отпусков учитывается стаж работы не у данного нанимателя.
Как правило, данная ошибка имеет место при приеме на работу работника в порядке перевода от другого нанимателя (в порядке, установленном п. 4 ч. 2 ст. 35 ТК).
Ошибка 7
График трудовых отпусков не согласован.
График трудовых отпусков согласуется при наличии профсоюза с ним, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК). Многие на практике подменяют понятие «согласование» (которое имеет место до утверждения документа согласно ч. 1 ст. 168 ТК) с ознакомлением (которое происходит уже после утверждения согласно ч. 2 ст. 168 ТК).
Заметим, что мнение работника о времени его ухода в отпуск учитывается в период составления графика и в случаях, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.
В части третьей ст. 168 ТК указано, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. То есть из данной нормы можно сделать вывод, что в графике следует указывать месяц, в который планируется предоставить отпуск. Однако если в графике отпусков указать только месяц отпуска, позже придется договариваться о дате его начал (согласно ч. 3 ст. 168 ТК), а в этом случае отправить в отпуск работника, который этого не хочет, будет формально не так просто.
Ошибка 8
График отпусков оформлен ненадлежащим образом.
Хотя нет законодательно утвержденной (унифицированной) формы, при оформлении графика необходимо придерживаться следующих требований:
- наличие реквизитов, придающих документу юридическую силу (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4);
- наличие графов согласования и утверждения (ч. 1 ст. 168 ТК).
Ошибка 9
График отпусков не соблюдается.
График трудовых отпусков одинаково значим как для нанимателей, так и для работников. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. Работник не вправе уйти в отпуск не по графику без согласия нанимателя.
Трудовой кодекс не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика трудовых отпусков. Для нанимателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотрена административная ответственность (ст. 9.19 КоАП). В то же время наниматель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. 2 ст. 170 ТК). Но если работник возражает, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.
В отдельных случаях, предусмотренных ТК, трудовой отпуск должен быть перенесен на другое время (ст. 171 ТК). Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском работник заболел.
Ошибка 10
В графике трудовых отпусков не отражаются переносы трудовых отпусков.
График трудовых отпусков может корректироваться в течение календарного года. Все это обязательно необходимо отражать в графике трудовых отпусков.
Ошибка 11
Наниматель отказывается переносить отпуск в случаях, когда он обязан это сделать.
Некоторые работники имеют право на предоставление трудового отпуска в удобное для них время (ч. 4 ст. 168 ТК). Отказать в переносе отпуска такому работнику наниматель не вправе, даже если пожелание работника пойти в отпуск в определенный период было учтено при подготовке графика трудовых отпусков.
Ошибка 12
Работнику не предоставляется трудовой отпуск, т.к. он не был включен в график трудовых отпусков (например, при досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет).
Если работник по каким-то причинам не был включен в график трудовых отпусков, лишить его права на заслуженный отдых нельзя. Отпуск в таком случае предоставляется по соглашению между работником и нанимателем в течение рабочего года на основании личного заявления работника.
Ошибка 13
Отпускные в отношении работников, работающих по контракту, выплачиваются за один день до начала отпуска.
С 28.01.2020 особенности регулирования труда работников по контракту были включены в ТК, в частности в виде новой главы 18-1. В новых нормах в отличие от прежний уже не предусмотрено специальное правило о возможности выплаты среднего заработка за время трудового отпуска за день до его начала, т.е. надо использовать общее правило, установленное в ст. 176 ТК, согласно которой такая выплата должна быть произведена не менее чем за два дня до начала отпуска.
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ВЕДЕНИЮ ГРАФИКА ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ
Работник был принят на работу 10.07.2020, и в текущем году в отпуск не ходил. Сейчас составляем график трудовых отпусков на 2021 год, и данный работник требует отпуск в августе, т.е. за границами его рабочего года.
Льгот по выбору времени предоставления трудового отпуска у него нет. Можно ли пойти навстречу работнику?
Согласно общему правилу, установленному частью первой ст. 170 ТК, наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск в течение каждого рабочего года, т.е. ежегодно.
Трудовой кодекс не предусматривает перенесение трудового отпуска целиком на следующий рабочий год, только в отдельных случаях возможно перенести части трудового отпуска (ч. 2 ст. 170, ч. 3 ст. 174 ТК), и то с согласия работника.
То есть трудовой отпуск должен быть предоставлен в течение рабочего года. Заметим, что в данном случае применима аналогия с частью второй ст. 179 ТК, а именно не позднее 12 месяцев минус суммарная продолжительность трудового отпуска, на которую работник имеет право.
Пойти навстречу работнику и запланировать его трудовой отпуск только на август будет противоречить требованиям ТК по предоставлению трудового отпуска в течение рабочего года.
Вполне законный вариант – предоставить работнику в 2021 году:
– либо два трудовых отпуска:
1) в первом полугодии – за первый рабочий год (с 10.07.2020 по 09.07.2021);
2) в августе – за второй рабочий год. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, установленной у данного нанимателя (ст. 167 ТК);
– предоставление одного трудового отпуска, но одну часть в первой половине года, а вторую – во второй половине года. Перенос части отпуска работника возможен, например, в случае, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, и на этот перенос есть согласие работника (ч. 2 ст. 170 ТК).
Как отразить в графике трудовых отпусков разделение трудового отпуска на части?
Общей типовой или примерной формы графика трудовых отпусков нет. То есть такая форма разрабатывается нанимателями самостоятельно, также самостоятельно наниматели определяют порядок ведения такого документа. Заметим, что наниматель может воспользоваться рекомендованной формой графика трудовых отпусков, приведенной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.
На практике при разделении трудового отпуска на части есть два подхода:
– указывать две даты начала трудового отпуска (его частей) (либо указывать два месяца, если в организации не принято указывать конкретную дату) в одной строчке, соответствующей одному работнику;
Образец указания в одной строке разделения трудового отпуска на части, из которых одна приходится на текущей рабочий год работника, а вторая – на следующий
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию |
Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||||
| количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||||
| запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ||
| Магазин № 12 | продавец 5-го разряда | Сидоренко
Елена Петровна |
235 | 15
12 |
01.04.2021
01.08.2021 |
разделение трудового отпуска на части согласно части второй ст. 170 и 174 ТК | |||||
– предусматривать для каждой части трудового отпуска (либо для каждого трудового отпуска) отдельные строчки.
Образец указания в отдельных строках графика трудовых отпусков трудовых отпусков, предоставляемых в одном календарном году, но за разные рабочие годы
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию |
Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||
| количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
| запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Магазин № 12 | продавец 5-го разряда | Сидоренко
Елена Петровна |
235 | 27 | 01.04.2021 | За рабочий год с 01.07.2020 по 09.07.2021 | |||
| Магазин № 12 | продавец 5-го разряда | Сидоренко
Елена Петровна |
235 | 27 | 01.08.2021 | За рабочий год с 01.07.2021 по 09.07.2022 | |||
Вопросы без четкого ответа
Надо ли при составлении и ведении графика трудовых отпусков включать в него работников, для которых отпуск будет за первых рабочий год, сезонных и временных работников?
Неоднозначность в данном случае заключается в том, что соблюдение очередности предоставления трудовых отпусков прямо предусмотрено только в отношении трудовых отпусков (основных и дополнительных) за второй и последующие рабочие годы (ст. 167 ТК). А очередность – это и есть график трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168 ТК).
Статья 166 ТК, которая регламентирует особенности предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год, прямо не упоминает о необходимости соблюдения какой-либо очередности при предоставлении трудовых отпусков за первый рабочий год.
То есть формально ТК не требует, по мнению автора, включать в график трудовых отпусков отпуска за первый рабочий год. Но и не запрещает.
На практике, как правило, в графике трудовых отпусков планируется очередность предоставления трудовых отпусков за любые рабочие годы.
Обратим также внимание на ситуацию, когда организация, скажем создана после 5 января 2021 г., т.е. после общего предельного срока утверждения графика трудовых отпусков согласно части второй ст. 168 ТК, то составление ею графика на 2021 год вызывает вопросы (особенно если организация была создана в конце года). То есть если она утвердит график, то получится, что она его утвердила с нарушением срока и порядка (необходим также учет мнения работников и т.п.).
При составлении графика отпусков, допустим, в декабре, стало известно, что сотрудник увольняется 15 января (есть заявление, приказ подписан работником, в котором прописана компенсация за неиспользованный отпуск). Нужно ли такого работника включать в график трудовых отпусков?
Полагаем, что увольняемого в январе работника не обязательно включать в график трудовых отпусков на следующий год.
Обоснование
Согласно части второй ст. 168 ТК график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом. В него должны включаться все работники, которые в настоящее время работают в организации и которым планируется предоставить отпуска за вторые и последующие рабочие годы (ст. 167 ТК), т.е. задача графика как ЛПА заключается в упорядочении очередности ухода работников в трудовые отпуска.
В рассматриваемом случае работник фактически не сможет воспользоваться своим правом на трудовой отпуск в 2021 году.
Согласно ст. 179 ТК при увольнении независимо от его основания работнику, который не использовал или использовал не полностью трудовой отпуск, выплачивается денежная компенсация.
Правда, в случае если по каким-либо причинам увольнение не состоится (работник передумает и отзовет свое заявление об увольнении, оспорит законность увольнения и будет восстановлен на работе и т.п.), возникает риск того, что трудовой отпуск (точнее очередность ухода в отпуск) такого работника не будет запланирован (нарушение ст. 168 ТК).
Таким образом, у нанимателя в такой ситуации, полагаем, есть выбор: либо не включать в график трудовых отпусков увольняемого работника (т.к. при увольнении в январе он не сможет воспользоваться своим правом на отпуск в следующем календарном году у данного нанимателя согласно ст. 168 ТК), либо в все же включить, но, например, в примечаниях оговорить, что работник увольняется.
Надо ли включать в график также лиц, ушедших в социальные отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет?
С одной стороны, не надо, т.к. у нанимателя есть приказ о предоставлении работнику отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, т.е. у него есть документальное основание полагать, что работник в течение следующего календарного года будет отсутствовать на работе. Кроме того, в графике трудовых отпусков может быть запланирована очередность ухода в отпуск работника, замещающего отсутствующего работника.
С другой стороны, работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, может согласно ст. 185 ТК в любое время выйти на работу.
Иными словами, в подобной ситуации сложно принять решение о планировании очередности трудового отпуска такой категории работников. На практике их включают в график трудовых отпуск того календарного года, когда они должны выйти на работу.
На основании каких документов планировать в графике трудовых отпусков время отпусков внешних совместителей?
Согласно части первой ст. 347 ТК трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляется по их желанию одновременно с трудовым отпуском по основной работе.
Также в соответствии с п. 3 части четвертой ст. 168 ТК при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника, работающего по совместительству, одновременно с трудовым отпуском на основной работе.
Однако ни Трудовой кодекс, ни иные акты трудового законодательства не детализировали, на основании каких документов происходит такое предоставление отпуска и планирование в графике трудовых отпусков.
На практике наниматели просят совместителей принести справку с основного места работы о запланированном периоде отпуска, чтобы этот же период отразить в своем графике. Однако у работника нет обязанности приносить такую справку.
В случае отказа совместителя предоставить такую справку, полагаем, в любом случае необходимо планировать в графике трудовых отпусков время отдыха (отпуска) совместителя на основании соответствующего заявления работника-совместителя (правда, ни в части первой ст. 168 ТК, ни в ст. 347 ТК не указано, что мнение (желание) работника о времени его ухода в отпуск должно быть в письменной форме). Если работник после утверждения графика решит использовать отпуск в иные даты, нежели запланировано, нужно будет скорректировать график.
Как нанимателю выяснить и учесть пожелания работников о времени использования отпуска? Допустимо ли при утверждении графика включить их в график отпусков без учета их мнения? Нужно ли включать этих работников в график отпусков?
Нанимателю необходимо направить в адрес отсутствующих работников письмо с уведомлением о вручении с целью выяснения их пожелания о наиболее удобном для них времени использования отпуска. Применительно к работникам, проигнорировавшим данное уведомление и не изъявившим желание указать время отпуска, наниматель вправе определить время отпуска по своему усмотрению и при утверждении графика включить указанных работников в график отпусков без учета их мнения.
Оснований, дающих нанимателю право не включать в график отпусков работников, отсутствующих на работе в период согласования графика, трудовым законодательством не предусмотрено.
Обоснование
Каждому работнику гарантируется право на трудовой отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (п. 6 ст. 11, 149-150 ТК).
Трудовой отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч. 1 ст. 170 ТК). Порядок предоставления установлен ст. 167 и 168 ТК.
Так, трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются согласно графику трудовых отпусков.
В случае если график трудовых отпусков не будет составлен не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, это будет являться нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК, в частности частью четвертой ст. 168 ТК, трудовой отпуск должен быть запланирован нанимателем в графике трудовых отпусков по желанию работника либо в летнее или другое удобное время, либо в определенный период.
Однако трудовое законодательство не регулирует процедуру учета пожеланий работников при составлении графика трудовых отпусков, данный порядок может быть установлен нанимателем в локальном нормативном правовом акте.
К примеру, обязанность по учету пожеланий о времени использования трудового отпуска каждого работника может быть закреплена в локальном правовом акте, данная норма не будет ухудшать положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст. 7 ТК). Если в период согласования графика трудовых отпусков работник или несколько работников, чье мнение о времени использования отпуска наниматель обязан учесть, по каким-либо причинам отсутствуют на работе, то наниматель должен будет направить в их адрес письмо с уведомлением о вручении.
В случае если работник организации не выходит на работу без пояснения причин и на звонки не отвечает, ему необходимо направить уведомление с требованием явиться на работу для согласования времени отпуска, а также для предоставления объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. За прогул без уважительных причин работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
В ситуации, когда работник находится в длительном отпуске без сохранения заработной платы, необходимо направить ему уведомление с просьбой написать заявление о том, что он не против отпуска в установленное графиком трудовых отпусков время, либо указать наиболее удобное для него время использования трудового отпуска.
Наличие указанных уведомлений либо полученных от отсутствующих работников заявлений будет свидетельствовать о том, что наниматель исполнил свою обязанность по учету их мнения (пожелания) при составлении графика трудовых отпусков.
Применительно к работникам, не изъявившим желание указать наиболее удобное для них время использования отпуска, наниматель исходя из сроков утверждения графика трудовых отпусков вправе определить время отпуска для данных работников по своему усмотрению.
Таким образом, в ситуации, когда в период согласования графика трудовых отпусков отсутствуют работники, чье мнение о времени использования отпуска наниматель обязан учесть, наниматель должен направить в адрес отсутствующих работников письмо с уведомлением о вручении с целью выяснения их пожелания о наиболее удобном для них времени использования отпуска. Тем самым наниматель исполнит свою обязанность по учету мнения работников о времени использования отпуска, предусмотренную в коллективном договоре организации. Применительно к работникам, проигнорировавшим данное уведомление и не изъявившим желание указать время отпуска, наниматель вправе определить период отпуска по своему усмотрению и при утверждении графика включить указанных работников в график отпусков без учета их мнения.
Оснований, дающих нанимателю право не включать в график трудовых отпусков работников, отсутствующих на работе в период согласования графика, трудовым законодательством не предусмотрено. Наниматель обязан включить этих работников в график трудовых отпусков. Однако, что касается работника, находящегося в длительном отпуске без сохранения заработной платы, включение в график трудовых отпусков и предоставление ему трудового отпуска будет зависеть от расчета стажа, дающего данному работнику право на предоставление такого отпуска.
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ВЕДЕНИЮ ГРАФИКА ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ
Как оформить внесение изменений в график трудовых отпусков?
По общему правилу график трудовых отпусков на год утверждается не позднее 5 января календарного года. Он обязателен для работника и нанимателя. Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года (отзыв из отпуска, перенос трудового отпуска, приема на работу новых работников и т.п.). При этом законодательством не установлена обязанность нанимателя вносить какие-либо изменения или дополнения в график трудовых отпусков после его утверждения. Но такие дополнения могут быть внесены по усмотрению нанимателя (если такой порядок предусмотрен у данного нанимателя). Рассмотрим его более подробнее.
Можно выделить две формы корректировки графика трудовых отпусков:
– дополнение, т.е. когда ранее внесенные в него сведения не изменяются, а дополняются новыми (например, в связи с приемом на работу новых работников);
– изменения, когда корректируется ранее принятая очередность предоставления трудовых отпусков (иными словами, меняется запланированная дата отпусков).
Минтруд в своем материале, посвященном порядку предоставления отпусков (см. по адресу: http://mintrud.gov.by/ru/poryadok_predostavleniya_trud_otpuskov), например, указал, что когда перенос отпуска осуществляется с согласия сторон, от работника требуется письменное заявление, на которое налагается резолюция нанимателя. При переносе трудового отпуска на другой срок в график отпусков, как правило, исправления не вносятся, а заявление работника с согласительной резолюцией прилагается к графику отпусков.
Вправе ли наниматель в связи с производственной необходимостью составить график трудовых отпусков по должностям (профессиям) без указания Ф.И.О. конкретных работников, чтобы работник на определенной должности уходил в отпуск в определенный месяц?
График трудовых отпусков составляется по работникам, а значит, требуется четкое указание Ф.И.О. работников.
Обоснование
Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
Кроме того, трудовые отпуска предоставляются за рабочие годы (ст. 163, 167 ТК).
Таким образом, наниматель при составлении графика трудовых отпусков должен указывать Ф.И.О. конкретного работника, при этом отслеживая использование и разделение трудового отпуска каждым работником.
Надо ли отдельно в графике трудовых отпусков выделять внутренних совместителей или достаточно лишь указать их один раз – по основной работе?
Да, необходимо.
Согласно части первой ст. 347 ТК трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляется по их желанию одновременно с трудовым отпуском по основной работе. Также в п. 3 части четвертой ст. 168 ТК, в которой закреплено, что при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан выяснить у совместителя время предоставления ему отпуска по основному месту работы и по его желанию запланировать отпуск одновременно, отдельно не выделены внешние и внутренние совместители.
Следовательно, наличие в графике трудовых отпусков запланированного отпуска по основной работе для работника, являющегося еще и внутренним совместителем, не исключает обязанности нанимателя включить в график трудовых отпусков и отпуск по внутреннему совместительству.
В крупной организации, имеющей несколько филиалов, для удобства хотели бы ежегодно утверждать несколько графиков трудовых отпусков – по одному на каждый филиал, без ведения единого графика. Будет ли это являться нарушением ст. 168 ТК?
Прямого запрета на ведение нескольких графиков трудовых отпусков в рамках одной организации законодательство не содержит. Однако безопаснее и целесообразнее придерживаться строгого подхода к толкованию ст. 168 ТК и вести единый график трудовых отпусков, т.к. наличие нескольких графиков трудовых отпусков может рассматриваться контролирующими органами в качестве нарушения ст. 168 ТК.
Надо ли планировать в графике трудовых отпусков неиспользованные отпуска за прошлые рабочие годы?
По различным причинам у работника могут оставаться неиспользованные отпуска за предыдущие периоды. Например, частью второй ст. 170 ТК предоставлено право нанимателю в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, с согласия работника перенести часть отпуска на следующий рабочий год.
Очередность предоставления трудовых отпусков согласно части первой ст. 168 ТК определяется графиком трудовых отпусков.
Соответственно, если у работника есть неиспользованный отпуск, его нужно запланировать на следующий год и включить в график, чтобы иметь представление о периоде отдыха, полагающемся конкретному работнику, и соблюсти нормы ТК.
Надо ли предусматривать в графике трудовых отпусков конкретные даты начала отпусков?
Требований об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, лишь дана норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.
На практике некоторые наниматели все же стараются указывать конкретные даты отпуска (предварительно согласовав их с работниками), чтобы не было дополнительных трудностей при согласовании даты ухода в отпуск в дальнейшем.
Владимир Эдуардович САМОСЕЙКО,
юрист