02 Июн Оформление документов при смене материально ответственного сотрудника

Уволился работник, за которым числились объекты основных средств. Другого человека приняли на его место через месяц.

Какими документами оформляется смена материально ответственного лица в данном случае?

Ответ

Смену материально ответственного лица и передачу товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) необходимо оформлять при увольнении предыдущего работника.

При смене материально ответственных лиц необходимо создать инвентаризационную комиссию.

Обязанность по проведению инвентаризации при смене материально ответственных лиц установлена Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

В соответствии со ст. 13 Закона № 57-З проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно в т.ч. при смене материально ответственных лиц.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

Согласно п. 12 Инструкции № 180 приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии.

Передача ТМЦ работнику должна подтверждаться документально.

В данной ситуации с новым работником необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности или передать ему имущество или другие материальные ценности, необходимые для выполнения трудовых обязанностей, по разовому документу.

Согласно части первой ст. 405 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими восемнадцати лет, занимающими должности служащих или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Примерный перечень должностей служащих и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764.

С учетом примерного перечня, наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии – самостоятельно утвердить перечень должностей служащих и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ч. 3 ст. 405 ТК).

Порядок передачи ТМЦ в организации, может регулироваться локальным правовым актом нанимателя (далее – ЛПА).

В таком ЛПА наниматель может предусмотреть в т.ч. порядок создания и полномочия комиссии по фактической проверке имущества, передаваемого работнику, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Относительно передачи оборудования в пользование: разовыми документами могут являться акт, расписка.

Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В акте о передаче оборудования необходимо прописать все передаваемое работнику в пользование оборудование и указать его стоимость.