21 Фев Электронной трудовой книжке все же быть

В данной статье рассмотрим, что же представляет собой электронная трудовая книжка, а также какие преимущества бу­дут иметь работники и наниматели после внедрения такой системы на практике.

Согласно части первой ст. 50 Трудо­вого кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) трудовая книжка установленного об­разца является основным документом о трудовой деятельности работника.

В соответствии с п. 8 Положения о порядке подтверждения и исчисле­ния стажа работы для назначения пен­сий, утвержденного постановлением Со­вета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777, основным докумен­том, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка.

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учета и по­рядок хранения нанимателем определен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция), утверж­денной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – по­становление № 40).

Постановлением № 40 также установ­лен образец трудовой книжки.

Пунктом 12 Инструкции подчерки­вается, что в настоящее время трудовая книжка ведется только на бумажном но­сителе – записи в трудовую книжку про­изводятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перье­вой ручкой, световодостойкими черни­лами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета.

Таким образом, введение электрон­ной трудовой книжки потребует внесения существенных изменений и дополнений в нормативные правовые акты.

Электронная трудовая книжка пред­ставляет собой систему, которая перево­дит бумажный документооборот относи­тельно сведений о трудовой деятельности работника в электронный формат.

При этом информация о приеме и увольнении работника, а также дру­гие сведения о трудовой деятельности каждого работника заносятся в специ­ально созданную базу онлайн. К такой базе постоянный доступ имеют некото­рые государственные органы (Фонд социальной защиты населения, Департамент государственной инспекции труда и др.).

Рассмотрим основные преимущества внедрения системы электронной трудовой книжки: в настоящее время оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утраты является довольно продолжительным по времени и трудоемким. Не всегда имеется возможность восстановить сведения в полном объеме ввиду различных причин.

При внедрении системы электронной трудовой книжки все сведения о трудовой деятельности каждого работника, включая наименование должности (профессии), условиях труда, общем стаже работы, стаже работы по конкретной специальности и др. хранятся в специально созданной государственной базе, что практически исключает возможность изменения или утраты таких сведений. Необходимость дублирования информации о трудовой деятельности на бумажном носителе отсутствует;

уменьшатся затраты на ведение кадрового делопроизводства – приобретение бланков бумажных трудовых книжек, книг учета движения трудовых книжек работников, производство различных копий, бланков расписок о получении от работника трудовой книжки и др.;

■ должна упроститься работа кадровых служб. Уменьшится бумажный документооборот. Все сведения о предыдущем месте работы соискателя и причинах увольнения можно будет узнать онлайн, отпадет необходимость в общении с бывшим нанимателем по причинам увольнения работника и т.д.;

■ в электронной трудовой книжке можно ввести дополнительную графу с отзывом относительно работы сотрудника у бывшего нанимателя;

■ внедрение электронной трудовой книжки должно исключить трудовые споры о сроках выдачи трудовой книжки в связи с увольнением, а также об отказе нанимателя в выдаче трудовой книжки;

■ в соответствии с требованиями п. 80 Инструкции трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах). Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению. Внедрение электронной трудовой книжки избавит нанимателя от вышеперечисленных хлопот;

■ защита персональных данных. Электронные трудовые книжки работников не будут находиться в открытом доступе. Доступ в нее будет осуществляться, например, на основании электронной цифровой подписи;

■ электронная трудовая книжка еще больше упростит процесс трудоустройства и увольнения для удаленных работников;

■ согласно ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки. При введении электронной трудовой книжки такая ответственность нанимателя будет исключена.

Внедрение системы электронной трудовой книжки будет иметь и некоторые недостатки:

■ сложности при внедрении системы. Сразу после введения системы электронной трудовой книжки возникнет необходимость обучить большое количество сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство, что потребует как дополнительного времени, так и неизбежных финансовых затрат. Довольно продолжительное время на практике будут использоваться обе системы кадрового делопроизводства. Работникам придется разъяснять целесообразность перехода на новую, электронную, трудовую книжку;

■ финансовые затраты. Внедрение системы электронной трудовой книжки повлечет за собой финансовые затраты для государства. Соответственно, она не будет бесплатной для нанимателей;

■ при сбое в системе возможна потеря данных. Для введения системы электронных трудовых книжек необходимо внести соответствующие изменения и дополнения во многие НПА, определить порядок взаимодействия между государственными органами и нанимателями, а также установить порядок финансирования системы.

Еще больше материалов на тему трудовых книжек в Республике Беларусь читайте здесь