22 Май Электронная трудовая книжка: преимущества и недостатки
В настоящее время общемировой тенденцией является постепенная замена бумажных носителей на электронные, в т.ч. в сфере документооборота.
В Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь готовится план мероприятий по внедрению электронных трудовых книжек. Об этом рассказала Министр труда и социальной защиты Республики Беларусь Ирина Костевич (источник).
В данной статье рассмотрим, что же представляет собой электронная трудовая книжка, а также какие преимущества для работников и нанимателей способно принести внедрение такой системы на практике.
Согласно части первой ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.
В соответствии с п. 8 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 декабря 1992 г. № 777, основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка.
Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (далее – постановление № 40).
Постановлением № 40 также установлен образец трудовой книжки.
Пунктом 12 Инструкции подчеркивается, что в настоящее время трудовая книжка ведется только на бумажном носителе. Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета.
Таким образом, введение электронной трудовой книжки потребует внесения существенных изменений и дополнений в нормативные правовые акты. Электронная трудовая книжка представляет собой систему, которая переводит бумажный документооборот относительно сведений о трудовой деятельности работника в электронный формат.
При этом информация о приеме и увольнении работника, а также другие сведения о трудовой деятельности каждого работника заносятся в специально созданную базу онлайн. К такой базе постоянный доступ имеют некоторые государственные органы (Фонд социальной защиты населения, Департамент государственной инспекции труда и др.).
Внедрение такой системы в работу должно принести большое количество преимуществ как для работника, так и для нанимателя. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки:
— в настоящее время оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утраты является довольно продолжительным по времени и трудоемким.
Не всегда имеется возможность восстановить сведения в полном объеме ввиду различных причин. При внедрении системы электронной трудовой книжки все сведения о трудовой деятельности каждого работника, включая наименование должности (профессии), об условиях труда, общем стаже работы, стаже работы по конкретной специальности и др. хранятся в специально созданной государственной базе, что практически исключает возможность изменения или утраты таких сведений.
Необходимость дублирования информации о трудовой деятельности на бумажном носителе отсутствует;
— уменьшатся затраты на ведение кадрового делопроизводства
– приобретение бланков бумажных трудовых книжек, книг учета движения трудовых книжек работников, производство различных копий, бланков расписок о получении от работника трудовой книжки и др.;
— должна упроститься работа кадровых служб.
Уменьшится бумажный документооборот. Все сведения о предыдущем месте работы соискателя и причинах увольнения можно будет узнать онлайн, отпадет необходимость в общении с бывшим нанимателем по причинам увольнения работника и т.д.;
— в электронной трудовой книжке можно ввести дополнительную графу с отзывом относительно работы у бывшего нанимателя;
— внедрение электронной трудовой книжки должно исключить трудовые споры о сроках выдачи трудовой книжки в связи с увольнением, а также об отказе нанимателя в выдаче трудовой книжки;
— в соответствии с требованиями п. 80 Инструкции трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
Внедрение электронной трудовой книжки избавит нанимателя от нижеперечисленных хлопот:
— защита персональных данных. Электронные трудовые книжки работников не будут находиться в открытом доступе. Доступ будет осуществляться, например, на основании электронной цифровой подписи;
— электронная трудовая книжка еще больше упростит процесс трудоустройства и увольнения для удаленных работников;
— согласно ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
При введении электронной трудовой книжки такая ответственность нанимателя будет исключена.
Внедрение электронной трудовой книжки будет иметь свои недостатки:
— сложности при внедрении системы. Сразу после введения системы электронной трудовой книжки возникнет необходимость обучить большое количество работников, ответственных за кадровое делопроизводство, что потребует как дополнительного времени, так и неизбежных финансовых затрат. Довольно продолжительное время на практике будут использоваться обе системы кадрового делопроизводства. Работникам придется разъяснять целесообразность перехода на новую, электронную, трудовую книжку;
— финансовые затраты. Внедрение электронной трудовой книжки повлечет за собой финансовые затраты для государства. Соответственно, она не будет бесплатной для нанимателей;
— при сбое в системе возможна потеря данных. Для введения системы электронной трудовой книжки необходимо внести соответствующие изменения и дополнения во многие НПА, определить порядок взаимодействия между государственными органами и нанимателями, а также установить порядок финансирования системы.