Электронная трудовая книжка: преимущества и недостатки

В настоящее время общемировой тенденцией является постепенная замена бумажных носителей на электронные, в т.ч. в сфере документооборота.

В Министерстве труда и  социальной защиты Республики Беларусь готовится план мероприятий по внедрению электронных трудовых книжек. Об этом рассказала Министр труда и социальной защиты Республики Беларусь Ирина Костевич (источник: https://finance.tut.by/news621558.html).

В данной статье рассмотрим, что же представляет собой электронная трудовая книжка, а также какие преимущества для  работников и  нанимателей способно принести внедрение такой системы на практике.

Согласно части первой ст.  50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

В соответствии с  п.  8 Положения о  порядке подтверждения и  исчисления стажа работы для  назначения пенсий, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от  24  декабря 1992  г. №  777, основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка.

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к  ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за  трудовые книжки (вкладыши к  ним), их  учет и  порядок хранения нанимателем определяется Инструкцией о  порядке ведения трудовых книжек (далее  – Инструкция), утвержденной постановлением Министерства труда и  социальной защиты Республики Беларусь от  16  июня 2014  г. № 40 (далее – постановление № 40).

Постановлением № 40 также установлен образец трудовой книжки.

Пунктом 12 Инструкции подчеркивается, что в  настоящее время трудовая книжка ведется только на бумажном носителе. Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в  т.ч. шариковой), гелевой или  перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета.

Таким образом, введение электронной трудовой книжки потребует внесения существенных изменений и дополнений в нормативные правовые акты. Электронная трудовая книжка представляет собой систему, которая переводит бумажный документооборот относительно сведений о  трудовой деятельности работника в  электронный формат.

При этом информация о  приеме и  увольнении работника, а также другие сведения о трудовой деятельности каждого работника заносятся в  специально созданную базу онлайн. К  такой базе постоянный доступ имеют некоторые государственные органы (Фонд социальной защиты населения, Департамент государственной инспекции труда и др.).

Внедрение такой системы в  работу должно принести большое количество преимуществ как для работника, так и для нанимателя. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки:

— в  настоящее время оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утраты является довольно продолжительным по  времени и  трудоемким.

Не всегда имеется возможность восстановить сведения в полном объеме ввиду различных причин. При внедрении системы электронной трудовой книжки все сведения о трудовой деятельности каждого работника, включая наименование должности (профессии), об  условиях труда, общем стаже работы, стаже работы по конкретной специальности и др. хранятся в специально созданной государственной базе, что практически исключает возможность изменения или  утраты таких сведений.

Необходимость дублирования информации о трудовой деятельности на бумажном носителе отсутствует;

— уменьшатся затраты на  ведение кадрового делопроизводства

– приобретение бланков бумажных трудовых книжек, книг учета движения трудовых книжек работников, производство различных копий, бланков расписок о  получении от работника трудовой книжки и др.;

— должна упроститься работа кадровых служб.

Уменьшится бумажный документооборот. Все сведения о  предыдущем месте работы соискателя и причинах увольнения можно будет узнать онлайн, отпадет необходимость в общении с бывшим нанимателем по  причинам увольнения работника и т.д.;

— в электронной трудовой книжке можно ввести дополнительную графу с  отзывом относительно работы у бывшего нанимателя;

— внедрение электронной трудовой книжки должно исключить трудовые споры о сроках выдачи трудовой книжки в  связи с  увольнением, а также об отказе нанимателя в выдаче трудовой книжки;

— в  соответствии с  требованиями п.  80 Инструкции трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при  увольнении, остаются в  течение двух лет на  хранении у  нанимателя и  хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По  истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Внедрение электронной трудовой книжки избавит нанимателя от  нижеперечисленных хлопот:

— защита персональных данных. Электронные трудовые книжки работников не будут находиться в  открытом доступе. Доступ будет осуществляться, например, на  основании электронной цифровой подписи;

— электронная трудовая книжка еще больше упростит процесс трудоустройства и увольнения для удаленных работников;

— согласно ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

При введении электронной трудовой книжки такая ответственность нанимателя будет исключена.

Внедрение электронной трудовой книжки будет иметь свои недостатки:

— сложности при  внедрении системы. Сразу после введения системы электронной трудовой книжки возникнет необходимость обучить большое количество работников, ответственных за  кадровое делопроизводство, что потребует как дополнительного времени, так и неизбежных финансовых затрат. Довольно продолжительное время на практике будут использоваться обе системы кадрового делопроизводства. Работникам придется разъяснять целесообразность перехода на новую, электронную, трудовую книжку;

— финансовые затраты. Внедрение электронной трудовой книжки повлечет за собой финансовые затраты для  государства. Соответственно, она не будет бесплатной для нанимателей;

— при сбое в системе возможна потеря данных. Для введения системы электронной трудовой книжки необходимо внести соответствующие изменения и  дополнения во  многие НПА, определить порядок взаимодействия между государственными органами и  нанимателями, а  также установить порядок финансирования системы.

 

ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ДАЙДЖЕСТ ЖУРНАЛА НА ПОЧТУ

Без комментариев

Оставить комментарий